Графік відпусток — 2024: загальні моменти

Одне з перших завдань на початку нового року у роботодавця — це скласти графік відпусток всіх своїх працівників. В які строки оформлюють цей документ та які воєнні нюанси врахувати при його складанні, розкажемо в цій статті.

Чи всім потрібен графік

Складання графіків відпусток передбачено:

черговість надання відпусток працівникам визначається графіками, які затверджуються роботодавцем

Тобто кожен роботодавець зобов’язаний (!) складати графіки відпусток:

— незалежно від його форми власності, виду діяльності та галузевої належності.

Графіки відпусток зобов’язані складати як юрособи, так і ФОП, які мають найманих працівників;

— незалежно від кількості працівників, що працюють на підприємстві, в установі, організації (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Інакше кажучи, навіть якщо на підприємстві або у ФОП працює лише два працівники (разом із директором), роботодавець зобов’язаний складати графік відпусток.

На період дії воєнного стану встановлено лише два винятки:

— для роботодавців, які застосовують спрощений режим регулювання трудових відносин. На них не поширюються вимоги щодо ведення документації з кадрових питань, прийняття локальних нормативних актів та організаційно-розпорядчої документації, в тому числі щодо відпусток (ч. 5 ст. 49 5 КЗпП);

— для підприємств, установ, організацій, розташованих у районах активних бойових дій*. Вони самі визначають порядок організації діловодства з питань трудових відносин. Але за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136**).

* На сьогодні Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Мінінтеграції від 22.12.2022 № 309.

З цього випливає, що усі роботодавці (за винятком, перелічених вище) повинні складати графіки відпусток, навіть якщо на сьогодні:

— таке підприємство, установа, організація тимчасово знаходиться в простої або з деякими з працівників призупинена дія трудових договорів;

— всі працівники підприємства, установи, організації працюють дистанційно.

Послаблення для таких випадків законодавством не передбачені.

Зверніть увагу! Нехтування складанням графіка відпусток (відсутність графіка) тягне за собою:

— для підприємства, установи, організації накладення штрафу у розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП) (з 01.01.2024 — 7100 грн, з 01.04.2024 — 8000 грн);

— для посадових осіб — адмінштрафу у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП). За повторне вчинення цього порушення протягом року — від 1700 до 5100 грн.

Проте якщо відсутність графіка відпусток зафіксована інспектором праці та винесено припис на усунення цього порушення, то роботодавець може уникнути штрафу у розмірі 1 МЗП, якщо вчасно виконає вимоги розпорядження. Але, на жаль, від адмінштрафу це не врятує.

Коли складати графік

Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не визначають конкретних строків складання графіка відпусток.

Водночас у п. 20 Типових правилах № 213* вказано, що

графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх робітників та службовців

* Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомітету СРСР по праці та соціальним питанням від 20.07.84 № 213 (застосовуються на підставі ухвали ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII).

Такої ж думки й Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Зауважте, фраза «не пізніше» означає, що підприємство, установа, організація має право встановити свої власні строки складання графіка відпусток. Наприклад, 28 грудня 2023 року або 10 січня 2024 року.

Про це слід зазначити у внутрішніх документах (колективному договорі, правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнях, наказах тощо) підприємства, установи, організації.

Але перш ніж визначити свої строки складання графіка відпусток, врахуйте наступне:

— такий документ потрібно оформити до того, як у поточному році піде у відпустку перший працівник. А це може трапитися і 1 січня;

— працівника потрібно попереджати про відпустку за 2 тижні до її початку.

Тому графік відпусток на 2024 рік доречно складати вже у грудні поточного року. Наприклад, якщо відпустка працівника починається 1 січня 2024 року, то скласти та затвердити графік відпусток бажано вже 19 грудня 2023 року.

А що робити, якщо наприкінці грудня 2023 року (наприклад, 27.12.2023) працівник надасть заяву на відпустку з 1 січня 2024 року, а на той момент роботодавець ще не встигне скласти графік відпусток?

Усе просто. У такому разі роботодавець (якщо він не проти*) може надати відпустку, про яку просить працівник, та потім внести її до графіка відпусток на 2024 рік.

* Або надати її в обов’язковому порядку, якщо працівник входить до категорії осіб, зазначених у ч. 14 ст. 10 чи ст. 25 Закону про відпустки.

Форма графіка

Типової форми графіка відпусток не встановлено. Тому складати такий документ можна:

— або у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15);

— або використовувати уніфіковану форму*.

* Див. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

Проте довільна форма графіка має значну перевагу. Адже вона дозволить роботодавцю внести до цього документа всю інформацію, яку він вважатиме за потрібне.

Який вигляд у такому разі матиме графік відпусток, покажемо на рисунку.

Зразок оформлення графіка відпусток

Чи можна змінювати графік?

Припустимо, графік відпусток на 2024 рік складено і затверджено. Але заспокоюватися зарано. Адже протягом року (вже після затвердження графіка) може статися так, що:

— буде прийнятий новий працівник або звільнений «старенький»;

— у когось із працівників зміниться тривалість відпустки, вже передбачена у графіку;

— доведеться перенести чиюсь відпустку на інший період;

— сумісник захоче піти у відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

— особа, яка має переважне право на відпустку*, вирішить змінити місяць початку відпустки, передбачений графіком тощо.

* Деталі у статті «Працівники, які мають право на щорічну відпустку у зручний час» // «Оплата праці», 2023, № 23.

Крім того, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до 3 років), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури (ч. 2 ст. 12 Закону № 2136).

Що в такому разі робити? Внести зміни до існуючого графіка відпусток (лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Для цього керівник підприємства, установи, організації видає наказ (розпорядження) про внесення змін до графіка відпусток, який потрібно довести до відома працівників, яких стосуються такі зміни.

На підставі виданого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить зміни до графіка відпусток. Наприклад, за допомогою окремого додатка до графіка відпусток, в якому відображають відповідні корективи.

Якщо йдеться про перенесення відпустки, то тут можна зробити інакше: оформити наказ (розпорядження) про перенесення відпустки, а потім його реквізити зазначити у графіку відпусток (передбачити для цього окрему графу — «Примітки»). Такий наказ (розпорядження) обов’язково доводять до відома працівника, відпустку якого буде перенесено.

Висновки

• Графік відпусток зобов’язані складати усі роботодавці. Виняток — роботодавці, які застосовують спрощений режим, а також ті підприємства, що розташовані у зоні активних бойових дій.
• Графік відпусток складається не пізніше 5 січня поточного року.
• Графік відпусток можна складати у довільній формі.
• Протягом року до графіка відпусток можна вносити зміни (у вигляді окремого додатка).

Чи можна піти у відпустку за графіком відпусток

На допомогу керівникам факультетів (інститутів), підрозділів, кадрових служб

Нерідко трапляється, що працівник не може використати відпустку у строк, передбачений графіком відпусток. І звісно цей працівник звертається з проханням взяти відпустку раніше чи пізніше. Врахувавши виробничі інтереси, директор може або погодити, або відмовити у наданні відпустки поза графіком. Розгляньмо, як це оформити.
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводяться до відома всіх працівників (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки та ст. 79 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП).

Увага! При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку (частина десята ст. 10 Закону про відпустки).
Отже, графік відпусток — не лише обов’язковий організаційний документ підприємства, а й інструмент планування. За допомогою графіка забезпечується реалізація права працівника на відпочинок з урахуванням інтересів роботодавця, який повинен мати можливість планувати й забезпечувати нормальну роботу за умови прогнозованої відсутності персоналу, та особистих інтересів працівника.
Конкретний період надання щорічних відпусток у встановлених графіком межах узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Якщо працівник звертається до роботодавця із заявою про надання щорічної основної відпустки або її частини в інший термін, ніж це передбачено графіком відпусток, роботодавець може погодитися з проханням працівника, але має й право відмовити у задоволенні прохання. Без згоди роботодавця працівнику не може бути надано щорічну відпустку поза межами, обумовленими графіком.

Увага! Cамовільне використання працівником днів щорічної відпустки є підставою для застосування одного з видів дисциплінарного стягнення, передбаченого статтею 147 КЗпП , зокрема, працівнику може бути оголошено догану або звільнено з підстав, передбачених пунктом 4 статті 40 КЗпП (з дотриманням порядку застосування дисциплінарних стягнень визначених ст. 148, 149 КЗпП та Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації).
При вирішенні питання щодо можливості надання відпустки поза графіком роботодавець, безумовно, має врахувати обставини, що викликали прохання про відпустку, та інтереси виробництва. Втім, важливо брати до уваги ще один аспект — відпустка не повинна починатися раніше того робочого року, за який вона надається. Тобто слід зіставити дату початку відпустки, запропоновану працівником, і дату початку відповідного робочого року.

ПРИКЛАД. Працівника прийнято на роботу 01.08.2016. За робочий рік 01.08.2016-31.07.2017 він використав щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні у грудні 2016 року (працівник належить до категорії осіб, яким відпустка повної тривалості надається за їх бажанням до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в організації).
Графіком відпусток на 2017 рік передбачено, що працівник має йти у щорічну основну відпустку за робочий рік 01.08.2017-31.07.2018 у серпні 2017 року. Працівник просить надати йому частину відпустки тривалістю 14 календарних днів з 10 липня 2017 року.
Роботодавець не може задовольнити прохання працівника, оскільки відпустку за другий рік роботи може бути надано лише після 1 серпня 2017 року.

Розглянемо ситуацію, коли відпустка надається раніше запланованого графіком відпусток терміну.

1. Отримуємо від працівника заяву про надання відпустки. Оскільки при розгляді звернення про отримання відпустки поза графіком роботодавець має враховувати обставини, які виникли у працівника, запропонуйте йому викласти їх у заяві про надання відпустки.
2. Керівник підрозділу і працівник кадрової служби погоджують заяву про надання відпустки Доцільно, аби заяву про надання відпустки поза графіком було погоджено безпосереднім керівником працівника та кадровою службою.

Увага! Законодавство про відпустки не виключає можливості надання відпустки поза графіком за заявою працівника, втім не вводить відповідний документ у правове поле. Отже, й порядок внутрішнього погодження заяв залишається у компетенції самої організації. Як правило, це питання регламентують в одному з локальних нормативних актів організації, наприклад, в Інструкції з діловодства або в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Внутрішнє погодження документів в організації оформлюють за допомогою реквізиту «Віза» (п. 5.25 Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163–2003). За свою суттю віза — це «управлінський» реквізит. Мета візування — довести до відома керівника згоду посадової особи зі змістом документа або інформацію, на яку має зважати керівник, приймаючи те чи те управлінське рішення Візуючи заяву, керівник підрозділу може вказати, що надання відпустки у бажаний для працівника термін може зашкодити інтересам організації. Якщо заперечень немає, візу оформлюють з дозволом надати відпустку.

Для працівника кадрової служби візування заяви — зручний спосіб повідомити керівнику організації, чи взагалі можливе надання відпустки у термін, про який просить працівник, з урахуванням дати початку відповідного робочого року.
1. Передаємо заяву на розгляд керівнику організації.
Заяву щодо надання відпустки у термін, про який просить працівник, має бути передано на розгляд керівнику організації.
2. Керівник організації накладає резолюцію на заяві працівника. Рішення щодо можливості надання відпустки поза графіком керівник зазначає у резолюції на заяві працівника.
3. У разі згоди керівника організації на надання відпустки готуємо проект наказу про надання відпустки. Якщо керівник організації надав згоду на надання відпустки поза графіком, кадрова служба готує проект наказу про надання відпустки.
Накази про надання відпусток оформлюють за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової, за умови збереження всіх необхідних показників, передбачених типовою формою. Вкажіть, що підставою для видання наказу є заява працівника.
4. Візуємо проект наказу у керівника підрозділу та передаємо на підпис керівнику організації. Не забудьте, що до передання проекту наказу на підпис керівнику організації документ має завізувати керівник підрозділу, в якому працює працівник. Це передбачено типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
5. Реєструємо наказ та ознайомлюємо з ним працівника. Після підписання наказу зареєструйте його у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Ознайомте працівника з наказом під особистий підпис.
6. Долучаємо наказ до справи. Після реєстрації та ознайомлення працівника з наказом долучіть оригінал наказу до справи «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання» (за поточний рік).
Увага! Долучати копії наказів про надання відпусток до особових справ працівників не потрібно, оскільки нормативно-правовими актами з діловодства це не передбачено.
7. Передаємо копії наказу до бухгалтерії і табельнику.
Копії наказу про надання відпустки передайте до бухгалтерії та працівнику, відповідальному за ведення обліку використання робочого часу в підрозділі.
8. Відображаємо надання відпустки поза графіком у графіку відпусток Якщо запланований період відпустки не збігається з фактичним, слід відобразити це у графіку відпусток. У графах, передбачених для внесення інформації про перенесення відпустки, зазначте підставу для перенесення й нову узгоджену сторонами дату відпустки.
Увага! На підставі наказу про надання відпустки необхідно також зробити відповідні відмітки в типовій формі № П-2 «Особова картка працівника» та Журналі обліку відпусток (який вести доцільно).

Графік відпусток — 2021: від теорії до практики

Готуй сани влітку… а графік відпусток на початку календарного року. Це добра традиція планування відпочинку працівників. Як не крути, а планування та контроль завжди були запорукою успіху будь-якої справи. Сьогодні нагадаємо, для чого, коли та як складати графік відпусток, у теорії та на практиці.

Навіщо складати графік відпусток

Складають графік відпусток для підтримання повноцінного безперебійного робочого процесу.

Звісно, працівники часто незадоволені плануванням їх дозвілля заздалегідь. Кадровики теж не в захваті.

Але у жодних із сторін вибору немає.

Відповідно до ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки роботодавці зобов’язані складати графік відпусток, погоджуючи його з профспілкою (профспілковим представником, представником трудового колективу) та затверджуючи керівником. При його складанні роботодавці повинні враховувати інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Зауважте: на практиці, здебільшого при плануванні часу відпочинку працівників, в пріоритеті перебувають інтереси підприємства. Обирати час відпустки за своїм бажанням мають право тільки деякі категорії працівників, зазначені в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки (особи з інвалідністю, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років тощо). Роботодавець не має права відмовити їм. Решта працівників при плануванні часу відпусток повинні дійти взаємної згоди з роботодавцем.

Подивимось на графік відпусток «очима» роботодавця. Які можливості він відкриває?

По-перше, це планування, впорядкованість та контроль трудових ресурсів для забезпечення повноцінного робочого процесу.

По-друге, при обчисленні резерву відпусток (для госпрозрахункових підприємств) саме графік відпусток надає вихідні дані для його розрахунку.

Графіки відпусток повинні складати всі роботодавці (підприємства, установи, організації тощо) без винятків. Також не обходить стороною це і ФОП-роботодавців, навіть якщо в них декілька працівників.

Коли складати?

Строки складання графіка відпусток не встановлені ані в КЗпП, ані в Законі про відпустки. Проте п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. № 213, які продовжують діяти в Україні, визначає строк складання графіка відпусток так:

графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх працівників і службовців.

Фахівці Мінсоцполітики в листі від 25 серпня 2015 року № 475/13/116-15 також радять притримуватися цього строку складання графіка.

По-перше, графік треба скласти, узгодити з профспілкою та затвердити в керівника до 5 січня поточного року. Тобто 5 січня визначено як граничний строк.

По-друге, інформацію про відпустки, що містить графік, треба довести до відома працівників підприємства, установи, організації.

При цьому попередити працівників треба у строк, не менший ніж 2 тижні перед початком відпустки першого працівника, оскільки відповідно до ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки про дату початку відпустки працівника треба повідомити письмово не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку.

Запитання щодо строків складання графіка відпусток, які найчастіше виникають на початку року, наведемо в табл. 1.

Таблиця 1. Строки складання графіків відпусток

Працівник іде у відпустку 4 січня 2021 року. Коли складати графік?

Щонайменше за два тижні до виходу працівника у відпустку. Тобто не пізніше 20 грудня 2020 року. Але це вихідний день (неділя) при роботі за стандартною п’ятиденкою. Тому попередити треба напередодні вихідних — 18 грудня 2020 року. Якщо не встигли, можна діяти таким чином: у графіку відпусток зазначити період надання відпустки «січень 2021 року», а відпустку надати за заявою працівника (див. наспупне запитання)

Що робити, якщо не встигли скласти графік відпусток до виходу працівника у відпустку?

У випадках, коли працівнику відпустка потрібна терміново, ми вважаємо, що вона може надаватися за його заявою (при узгодженні з керівником). На підставі заяви працівника роботодавець видає наказ на відпустку, а потім ці дані фіксує у графіку. У цьому разі можна спиратися на те, що ініціатива виходить від працівника і для роботодавця це не є порушенням

Чи можна скласти графік відпусток після 5 січня 2021 року, якщо у всіх працівників відпустки влітку?

Краще все ж скласти графік до 5 січня поточного року. Проте якщо скласти графік після цієї дати, але виконати умови двотижневого попередження до виходу у відпустку в поточному році першого працівника за графіком, то, на наш погляд, це не буде порушенням трудового законодавства

Форма графіка відпусток

Затвердженої форми графіка відпусток в Україні на сьогодні не існує. Кожен роботодавець має право розробляти її «під себе» або скористатися уніфікованою формою графіка відпусток*.

* Наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому Протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 р. № 7 (www.archives.gov.ua/Law-base/Regulations/Metod rekom.php).

При складанні «своєї» форми треба притримуватись законодавчих норм. А вони зобов’язують затверджувати графік з інформацією про планові періоди надання відпусток працівникам. Тобто, яка інформація вам потрібна для користування, окрім обов’язкової, — вирішувати вам.

На рисунку наведемо фрагмент графіка відпусток з практики.

Фрагмент графіка відпусток на 2021 рік

Зазвичай «№ з/п» вносять для контролю кількості працівників (щоб нікого не забути або не «задвоїти»). Також для зручності пошуку застосовують сортування за прізвищем.

Конкретна дата початку і закінчення відпустки в наведеному графіку відпусток не зазначена. Це дає змогу узгоджувати дату початку відпустки «за фактом» в межах запланованих місяців у графіку. У такому разі працівники надають роботодавцю заяви на відпустки, в яких зазначають бажані дати початку відпочинку. На підставі таких заяв роботодавець видає відповідні накази. Попереджати працівника про початок такої відпустки за два тижні немає необхідності.

Але деякі роботодавці все ж прогнозують конкретні дати відпусток. І в цьому разі за два тижні до їх початку роботодавець письмово повідомляє працівників про початок їх відпустки. А далі — видає відповідні накази на відпустки. Якщо працівник планує поділити відпустку, то відображайте це у графіку. При цьому не забувайте, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. дн. (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). До відома: відпустка на дітей не підлягає поділу на частини.

Особистий підпис працівника у графіку відпусток не є обов’язковим реквізитом. Адже ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки зобов’язують роботодавця довести інформацію до відома працівників, але не зазначають, яким саме чином.

Також наявність підпису не свідчить про повідомлення працівника про початок відпустки. Особливо, коли час відпустки зазначений у місяцях без конкретних дат.

Якщо до графіка відпусток вносять зміни, то зазвичай використовують графу «Примітки». У ній зазначають строк, на який переноситься відпустка, підставу, номер та дату наказу.

Кого включати до графіка

До графіка відпусток включаємо працівників, які на дату погодження та затвердження графіка працюють за трудовими договорами (строковими та безстроковими) як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Зауважте: відпустку не надають особам, які працюють за договором цивільно-правового характеру.

І, звісно, не включають до графіка відпусток.

У табл. 2 розглянемо запитання, які найчастіше викликають сумніви в кадровиків.

Таблиця 2. Кого включати до графіка відпусток

Як включати до графіка відпусток працівника, який є внутрішнім сумісником?

Таких працівників у графіку відображати краще окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. І ось чому. Працівники-бюджетники зазвичайвикористовують відпустки за основним місцем роботи і за сумісництвом одночасно (1) . І вони можуть бути різної тривалості. Радимо відстежувати ці моменти окремо.

Внутрішні сумісники госпрозрахункових підприємств можуть скористатися правом, наданим п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, і піти у відпустку одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом, але можуть перебувати у відпустці за основним місцем роботи та за сумісництвом у різний час

Чи включати до графіка відпусток працівників, прийнятих за строковим договором?

Включати, якщо на момент погодження та затвердження графіка вони працювали за трудовим договором. «Тимчасові» працівники мають право на відпустку, яка визначається пропорційно відпрацьованому часу (ч. 9 ст. 6 Закону про відпустки)

Плануємо прийняти працівника, чи включати його до графіка відпусток?

Ні. Якщо на момент погодження та затвердження графіка відпусток не укладений трудовий договір з «потенційним» працівником — включати його до графіка не треба.

Нагадаємо: щорічні відпустки надають не за календарний, а за робочий рік. Тому працівник, який прийнятий після затвердження графіка відпусток на календарний рік, має право використати щорічну відпустку протягом робочого, а не календарного року

Які відпустки включати до графіка

Відповідно до ст. 10 Закону про відпустки до графіка відпусток обов’язково включають щорічні (основні та додаткові (за наявності)) відпустки. Всі інші відпустки роботодавець може надавати працівнику на підставі його заяви і не вносити до графіка. На практиці деякі роботодавці намагаються найточніше спланувати відсутність працівника для нормальної організації робочого процесу. При цьому вони вносять до графіка всі відпустки, які можна спланувати («дитячі», «чорнобильські», «бойові» тощо). А от навчальні відпустки заздалегідь навряд чи вдасться запланувати.

Але пам’ятайте! Якщо ви внесли всі ці відпустки до графіка — намагайтесь дотримуватися запланованих строків! Що нам диктують життєві ситуації та які найпоширеніші запитання турбують роботодавців при включенні відпусток до графіка, наведемо в табл. 3.

Таблиця 3. Які відпустки планувати

Чи можна включати до графіка щорічні відпустки за попередні роки?

Так, звісно! Річ у тім, що щорічні відпустки не мають строку давності. А згідно із ст. 11 Закону про відпустки забороняється не надавати щорічні відпустки повної тривалості протягом 2 років поспіль. Отже, поряд із щорічною відпусткою (основною та додатковою) поточного року працівник може скористатися такими відпустками і за минулі роки.

Але роботодавець може обмежити тривалість відпустки за минулі роки, якщо це зашкодить нормальному робочому процесу

Чи можна не включати до графіка працівника, якщо він не планує протягом календарного року йти у відпустку?

Така ситуація теж має право на життя. І, теоретично, за взаємною домовленістю з працівником роботодавець може не включати його до графіка відпусток цього року. За умови, що в наступному календарному році працівник піде в щорічну відпустку повної тривалості. Зауважте: нормами ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняється не надавати відпустки повної тривалості два роки поспіль (для осіб молодше 18 років та працівників зі шкідливими умовами праці — один рік). За невиконання цієї норми роботодавцю загрожує штраф.

Поряд із цим відпустка — це право, а не обов’язок працівника, і примусово його змусити піти у відпустку роботодавець не може.

На практиці неузгодженості між працівником і роботодавцем — це поодинокі випадки. Але вони можуть вилитися в неприємності. Тому радимо підстраховуватись і включати всіх працівників до графіка відпусток. Таким чином роботодавець надає можливість працівникам реалізувати право на відпустку

Чи можна включити до графіка невикористану минулого року «чорнобильську» відпустку?

Ні! Оскільки «чорнобильська» відпустка прив’язана до календарного року. І якщо працівник не реалізував своє право на таку відпустку в поточному календарному році, перенесення її на наступний рік не допускається.

Зауважте: якщо «чорнобильська» відпустка почалася у грудні 2020 року, а закінчилася у січні 2021 року, то вона належить до відпустки 2020 року

Зміни у графіку відпусток

А як же без змін. Життя часто вносить корективи і запланований заздалегідь відпочинок не завжди втілюється у реальність.

Зміни можуть відбутися після затвердження графіка, коли, зокрема:

• у працівника або роботодавця до початку запланованої графіком відпустки змінилися плани;

• перебуваючи у відпустці, працівник захворів.

У будь-якому разі законодавство не забороняє вносити зміни до графіка відпусток. Така можливість передбачена ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки. Це також зазначили фахівці Мінсоцполітики в листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15. При цьому складати, затверджувати та узгоджувати новий графік відпусток не треба. Вистачить наказу про внесення змін до нього.

Якщо плинність кадрів значна і роботодавець не проти надавати новачкам відпустки протягом поточного року, то радимо кожного кварталу (місяця) видавати наказ про внесення змін до графіка відпусток. До нього вносити інформацію щодо працівників-новачків. Також не забувайте цей наказ погоджувати із профкомом (уповноваженим представником трудового колективу). Із наказом обов’язково ознайомлюйте працівників-новачків, відпустки яких плануєте. У разі коли новачка забули внести до графіка, а відпустку надали за його заявою (із збереженням правил її надання), то при перевірці за це роботодавцю нічого не буде.

Якщо ж ідеться про перенесення відпустки, то на підставі заяви працівника або пропозиції роботодавця про перенесення та згоди працівника видається наказ про перенесення відпустки.

За бажання можна в графіку відпусток у графі «Примітки» зазначити «Перенесено», причину і новий строк.

На практиці кадровики разом із наказом про перенесення відпустки видають ще наказ про внесення змін до графіка відпусток.

Чи потрібно це робити? Вважаємо таку «перестраховку» необов’язковою.

Штрафи за відсутність графіка відпусток

Відсутність графіка відпусток контролери можуть трактувати як інші порушення трудового законодавства (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП). За таке порушення:

• на роботодавця чекає «трудовий» штраф у розмірі однієї МЗП (з 1 вересня 2020 року — 5000 грн, у 2021 році — 6000 грн);

• на посадових осіб роботодавця, а також на ФОП — адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП*).

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.