Поштові марки: новий погляд на облік давніх знайомих

Впровадження електронного документообігу стрімко набирає обертів. Але паперове листування досі не втрачає своєї актуальності. Про це свідчить і кількість звернень у бухгалтерській спільноті з проханням роз’яснити, як зберігати та обліковувати марки та марковані конверти. Особливо гостро це питання стоїть для установ, які не працюють з готівкою, а значить, не мають каси. Пропонуємо освіжити в пам’яті основні моменти придбання, зберігання, обліку та списання ЗПО 1 . І звісно, запропонуємо альтернативний підхід до оформлення їх руху та списання. Буде цікаво, залишайтесь з нами.

1 ЗПО — знаки поштової оплати.

Поштові марки — це державні знаки із зазначенням на них номінальної вартості і держави, які є засобами оплати послуг поштового зв’язку у національного оператора (абз. 7 п. 3 Положення № 388 2 ).

2 Положення про знаки поштової оплати, затверджене наказом Мінтрансзв’язку від 24.06.2010 р. № 388.

Також для паперового листування установи можуть використовувати марковані конверти. Тому далі, говорячи про облік поштових марок, матимемо на увазі всі ЗПО.

Купуємо марки

Видатки на придбання марок для відправки службової кореспонденції слід проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 1 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333).

А ось видатки на оплату послуг поштових відправлень, включаючи телеграми, листи, бандеролі, вартість яких включає оплату поштової марки, здійснюються за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 26 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333).

До речі, з придбанням поштових марок і маркованих конвертів на умовах попередньої оплати зараз немає жодних проблем.

Це стало можливим завдяки внесеним уточненням у п. 15 1 постанови № 641 3 .

3 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.

Зберігаємо правильно

Поштові марки та марковані конверти є грошовими документами і мають зберігатися у касі установи.

Пряму вказівку на це містить 2.6 розд. ІІ Порядку № 372 4 .

4 Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372.

Здебільшого відповідальним за облік і зберігання ЗПО в установі призначають касира або іншу особу, на яку покладено виконання функцій касира.

Але як бути, якщо в установі взагалі немає каси, а відтак і посаду касира не передбачено?

У такому разі керівник установи своїм наказом має призначити МВО 5 з числа інших працівників.

5 МВО — матеріально відповідальна особа.

Це може бути, наприклад: працівник канцелярії, якій безпосередньо здійснює відправлення службової кореспонденції, секретар, працівник відділу кадрів, бухгалтер або інший працівник установи.

Відповідно, місцем зберігання поштових знаків за відсутності каси буде сейф або металева шафа.

Рух марок — НЕ касові операції

Поштові знаки, як засоби оплати послуг поштового зв’язку, обліковуються у складі готівкових коштів та їх еквівалентів.

Про це свідчить призначення рахунку 22 «Готівкові кошти та їх еквіваленти», наведене у Порядку № 1219 6 .

6 Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 р. № 1219.

І хоча марки відокремлені від готівки (для їх обліку призначено окремий субрахунок), це наводить на роздуми: чи, бува, не прирівнюються операції з поштовими знаками до касових операцій.

Масла у вогонь підливає і вимога п. 2.6 Порядку № 372 щодо зберігання поштових марок у касі установи.

Але чи дійсно є вагомі підстави для документування руху поштових знаків як касових операцій з дотриманням вимог Положення № 148 7 ? Поготів, коли переважна більшість установ не працює з готівкою. З’ясуємо разом.

7 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Передусім нагадаємо: касові операції — це операції суб’єктів господарювання між собою та з фізичними особами, пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку (п.п. 12 п. 3 Положення № 148).

Готівкою вважаються грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у т. ч. розмінні, обігові, пам’ятні монети, які є платіжними засобами) (п.п. 3 п. 3 Положення № 148). У свою чергу, грошові знаки грошової одиниці України — це гривні (п.п «а» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закону № 2473 8 ):

8 Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.

• у вигляді банкнот, монет, у тому числі обігових, пам’ятних та ювілейних монет;

• в інших формах, що перебувають в обігу та є законним платіжним засобом на території України. До них також належать вилучені або такі, що вилучаються з обігу, але підлягають обміну на грошові знаки, які перебувають в обігу.

Тож наші поштові марки та марковані конверти належать саме до інших форм грошових знаків, які використовуються для оплати послуг поштового зв’язку.

Тоді як базове Положення № 148 стосується лише обігу банкнот та монет.

Жодної згадки про грошові знаки іншої форми у цьому документі немає.

З огляду на це, надходження, рух та вибуття інших форм грошових знаків (у тому числі й поштових марок) не можна вважати касовими операціями.

Оформляємо рух та списання

Якщо одна й та ж сама особа відповідає за зберігання ЗПО і використовує їх для відправлення службової кореспонденції, це значно спрощує облік їх руху.

Адже у такому разі не потрібно мати справу з додатковою документацією для видачі марок або конвертів під звіт.

Якими документами оформляти операції з марками і маркованими конвертами? Наразі чинні нормативно-правові акти не містять чітких і конкретних вимог щодо оформлення надходження, руху та списання ЗПО. Звісно, ви може й надалі використовувати для цього касові ордери, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів тощо.

Якщо вам так зручно, будь ласка. Але це зовсім не обов’язково.

Як оформляти надходження, рух і вибуття поштових марок та маркованих конвертів у вашій установі, вирішувати тільки вам.

На цьому наголошував і головний фінорган ще в 2016 році (див. лист Мінфіну «Щодо обліку поштових марок» від 10.08.2016 р. № 31-11420-07-10/23346).

Тож ми радимо визначити порядок документування таких операцій у внутрішньому розпорядчому документі.

Зокрема, це доцільно прописати окремим пунктом у наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Форми для відображення руху поштових знаків також слід затвердити самостійно.

Відповідно, зразки таких форм необхідно навести у додатках до відповідного розпорядчого документа.

Пропонуємо застосовувати такі форми:

• Відомість обліку ЗПО — оформлюється МВО для відображення прийнятих та використаних знаків.

Примірний зразок відомості ви знайдете нижче;

• Журнал реєстрації вихідних документів (додаток 6 до Правил № 1000/5 9 ) — веде МВО. Тут слід відображати службову кореспонденцію, для відправлення якої було використано ЗПО;

9 Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

• Звіт про використання ЗПО — зведена інформація по використаних поштових знаках. Оформлюється такий звіт МВО за підсумками кожного звітного місяця.

Примірну форму звіту наведено нижче.

Списання ЗПО здійснює створена за наказом керівника комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей. На підставі звіту про використання ЗПО комісія складає акт списання. Форму такого акта також слід затвердити наказом про організацію бухобліку.

Зразок акта наведено нижче.

Бухоблік марок

Для обліку поштових марок і маркованих конвертів призначено субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті». ЗПО слід відображати в обліку за їх номінальною вартістю.

Поштові марки не є бланками документів суворого обліку. Тому обліковувати їх на позабалансовому субрахунку 081 не потрібно.

Для деталізації операцій з надходження і використання поштових знаків радимо застосовувати окремі аналітичні рахунки в межах субрахунку 2213.

Наприклад, це можуть бути такі рахунки, як:

• 2213/1 «Грошові документи придбані» — для обліку ЗПО, отриманих від УДППЗ «Укрпошта»;

• 2213/2 «Грошові документи на зберіганні у МВО» — для обліку ЗПО, переданих на зберігання МВО.

Майте на увазі: немарковані конверти не належать до грошових документів. Їх слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Розглянемо, як правильно відображати ці операції з марками на рахунках бухобліку.

Приклад. Бюджетна установа придбала ЗПО: марковані конверти C6-V — 220 шт., номінальна вартість — 10 грн, поштові марки «V» — 200 шт., номінальна вартість — 9 грн. Загальна вартість придбаних ЗПО — 4000 грн.

Протягом звітного місяця МВО здійснювала відправлення службової кореспонденції. Дані про це зафіксовано у журналі реєстрації вихідних документів. За підсумками місяця МВО надала до бухгалтерії звіт про використання знаків поштової оплати. На підставі цього звіту було проведено списання використаних ЗПО: маркованих конвертів C6-V — 5 шт. на суму 50 грн; поштових марок «V» — 50 шт. на суму 450 грн.

Зміст господарської операції

Кореспонденція субрахунків

Отримано асигнування на придбання ЗПО

Перераховано кошти УДППЗ «Укрпошта» за ЗПО

Облік поштових марок та конвертів

Підкажіть, будь ласка, які існують вимоги до використання установами поштових марок та конвертів і які особливості їх бухгалтерського обліку?

Статтю взято з газети “Новий бюджетний облік” № 5/2020

Софія Таран, експерт газети

Сутність Одразу визначимось із сутністю поштових марок з точки зору бухгалтерського обліку. У Положенні № 388 зазначено, що поштова марка — це державний знак, виготовлений у встановленому законодавством порядку із зазначенням номінальної вартості та держави, який є засобом оплати послуг поштового зв’язку, які надає національний оператор. Поштові марки можуть бути придбані як поштовий блок, а блок поштовий — це спеціальна форма видання поштових марок. У ньому міститься одна або декілька художніх поштових марок, надрукованих в один або декілька рядів на окремому аркуші з полями, зайнятими текстом або малюнками, які відповідають тематиці марки. А ще поштові марки можуть бути придбані у формі маркованого конверта або маркованої картки: це поштовий конверт, бланк поштової картки, виготовлені за встановленим стандартом із надрукованою на них поштовою маркою.

Тож далі, розглядаючи особливості обліку поштових марок, будемо розуміти під цим поняттям не лише власне поштові марки, а й блоки поштові, марковані конверти та марковані картки.

Придбати поштові марки можна в національного оператора за номінальною вартістю, яка зазначена безпосередньо на марці. Про це зазначено в п. 23 Положення № 388. А тому оприбутковувати їх також потрібно за номінальною вартістю.

ЦИТАТА. « номінальна вартість поштової марки — вартість послуги поштового зв’язку, що зазначається на поштовій марці арабськими цифрами або латинськими літерами».

(абз. 6 п. 3 Положення № 388)

Зараз національний оператор поштового зв’язку здебільшого перейшов на зазначення номінальної вартості марки літерним способом. Отже, оприбутковуючи літерні марки, слід перевести латинську літеру, зазначену на придбаних марках, у гривні відповідно до таблиці, розміщеної на офіційному сайті за посиланням www.ukrposhta.ua/ua/taryfy-literni-poshtovi-marky.

На сьогодні поштові марки не є документами суворої звітності. За своєю бухгалтерською сутністю поштові марки є грошовими документами.

Придбання Одразу зазначимо, що планувати придбання марок слід за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Установа може придбати поштові марки лише в національного оператора поштового зв’язку, виконання функцій якого покладено на Українське державне підприємство поштового зв’язку «Укрпошта» (п. 2 Положення № 388). Установа має право придбати поштові марки як за готівковий (через підзвітну особу), так і за безготівковий розрахунок.

Зберігання та використання Оскільки поштові марки є складовими грошових документів установи, зберігати їх слід у касі. На це прямо вказує п. 2.6 Порядку № 372. А тому матеріально відповідальною особою за збереження поштових марок є касир. Якщо ж посади касира в установі не передбачено, то керівник установи своїм наказом повинен призначити матеріально відповідальну особу за збереження, облік і списання поштових марок. Це може бути бухгалтер, секретар, працівник відділу кадрів або інший працівник установи. У цьому випадку поштові марки мають зберігатись у сейфі.

За потреби марки видають працівнику, який займається надсиланням кореспонденції, у необхідній кількості під звіт. Однак решта марок має залишатись у матеріально відповідальної особи.

Документальне оформлення Будь-який рух поштових марок в установі має бути оформлений документально. Й оскільки операції з грошовими документами (у тому числі з поштовими марками) прирівнюють до касових операцій, для їх оформлення застосовують відповідні документи, форми яких затверджені в установленому законодавством порядку (п. 2.2 Порядку № 372). Зокрема, порядок ведення касових операцій у національній валюті України визначений Положенням № 148. Типові форми первинних документів, призначених для обліку касових операцій, наведені в додатках до зазначеного Положення.

Так, надходження поштових марок в установу оформлюють прибутковим касовим ордером (типова форма № КО-1), видання у використання — видатковим касовим ордером (типова форма № КО-2). Ці ордери реєструють у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (типова форма № КО-3а), який заводять окремо для обліку поштових марок (рис. 1).

Підзвітна особа, яка отримала поштові марки, використовує їх для надсилання вихідної кореспонденції та фіксує це в Журналі реєстрації вихідних документів, форма якого наведена в додатку 6 до Правил № 1000 (рис. 2).

Якщо підзвітна особа використала не всі поштові марки протягом місяця, то їх варто повернути в касу установи. Повернення марок також буде зафіксовано в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

У кінці звітного періоду підзвітна особа повинна скласти звіт про використання поштових марок. Затвердженої форми цього звіту не існує, тож радимо в установі розробити його форму з урахуванням вимог Положення № 88 та затвердити розпорядчим документом про організацію бухгалтерського обліку в установі. Особливо радимо це зробити, якщо поштові марки постійно використовуються в установі.

Зразкову форму звіту про використання поштових марок пропонуємо на рис. 3.

І, нарешті, на підставі цього звіту комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, створена за наказом керівника установи, складає акт на списання, який і буде підставою для відображення в бухобліку фактичних видатків.

Бухоблік Для обліку грошових документів План рахунків № 1203 передбачає субрахунки 2213 «Грошові документи у національній валюті» та 2214 «Грошові документи в іноземній валюті».

Поштові марки для кореспонденції, яку надсилають територією України, відповідно, обліковують на субрахунку 2213. Типова кореспонденція містить кореспонденцію субрахунків для відображення руху грошових документів (табл. 1).

Таблиця 1. Кореспонденція рахунків для відображення грошових документів

Номер підпункту

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Оприбутковано грошові документи

2213 «Грошові документи у національній валюті»

2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги», 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

Відображено суму податку на додану вартість, якщо його не включено до податкового кредиту

8013, 8113 «Матеріальні витрати»

2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги», 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

Відображено суму податку на додану вартість, якщо його включено до податкового кредиту

6311 «Розрахунки з бюджетом за податками і зборами»

2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги», 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

Для документів суворого обліку водночас проведено запис на позабалансовому рахунку 08

08 «Бланки документів суворої звітності»

Видано під звіт грошові документи

2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»

2213 «Грошові документи у національній валюті»

Списано грошові документи на підставі акта

8013, 8113 «Матеріальні витрати»

2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»

Для документів суворого обліку водночас проведено списання з позабалансового рахунку 08

Далі на прикладі розглянемо, як відобразити в бухобліку придбання та використання поштових марок.

Приклад 1. Бюджетній установі (неплатник ПДВ) необхідні поштові марки для надсилання службової кореспонденції. Для їх придбання було видано з каси кошти підзвітній особі в сумі 180,00 грн. Підзвітна особа придбала поштові марки й передала їх касиру, який є матеріально відповідальною особою за їх збереження.

У поточному місяці секретарю установи видали марки на суму 117,00 грн, однак він використав марки лише на суму 90,00 грн, про що було складено акт. Невикористані марки на суму 27,00 грн секретар повернув у касу.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 2.

Таблиця 2. Бухоблік придбання та використання поштових марок

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Меморіальний ордер

1. Видано з каси кошти підзвітній особі на придбання поштових марок

2. Оприбутковано поштові марки, придбані підзвітною особою

3. Видано поштові марки у використання

4. Списано використані поштові марки

5. Повернено невикористані поштові марки

Немарковані конверти Отже, якщо йдеться про марковані конверти, то їх обліковують так само, як і поштові марки, про що ми говорили до цього. Якщо ж установа окремо купує поштові марки й немарковані конверти, то такі конверти слід обліковувати у складі запасів установи. Керуватись тут потрібно НС 123 «Запаси» та МР з обліку запасів. Жодних особливостей обліку немаркованих конвертів порівняно з іншими видами запасів не існує. Детально про облік запасів установи читайте в газеті «Новий бюджетний облік», № 4/2019, с. 6.

Обліковувати немарковані конверти доцільно на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», на якому, крім іншого, Порядок № 1219 радить обліковувати предмети конторського призначення та канцелярське приладдя.

Тож далі на прикладі розглянемо, як відобразити в бухобліку придбання та використання немаркованих конвертів.

Приклад 2. Бюджетна установа (неплатник ПДВ) придбала в постачальника немарковані конверти на суму 200,00 грн. У поточному місяці секретарю установи видали у використання конверти на суму 15,00 грн.

У бухобліку ці господарські операції будуть відображені кореспонденцією рахунків, наведеною в табл. 3.

Таблиця 3. Бухоблік придбання та використання немаркованих конвертів

Зміст операції

Кореспонденція рахунків

Меморіальний ордер

1. Оприбутковано отримані конверти

2. Перераховано кошти постачальнику

3. Видано конверти у використання